Digital bokföring – Tips för att ta nästa kliv

04-09-2022

Dags att ta nästa kliv?

Hösten närmar sig med stormsteg och sommarmånaderna är förbi. Vad passar då bättre än att se över hur ditt bolag kan effektivisera sin bokföring?

Digitalisering av redovisningen är ett område som skapar frågor hos många företagare. Digitaliseringstrenden är mycket stark i alla delar av samhället, och fördelarna med att digitalisera sin bokföring och verksamhet är många. I det här blogginlägget kommer vi att förklara fördelarna, tips på vägen i omställningen till digital redovisning samt saker som är viktigt att tänka på under resans gång.

Fördelar med digitalisering:

  • Spara tid
    I samma stund som ditt underlag finns digitalt kan det också delas med t.ex. en redovisningsbyrå, ekonomiavdelning eller kollega. Med smidiga digitala flöden minskar du tidsåtgången för ditt administrativa arbete. Det här gör i sin tur att du får mer tid över till roligare och mer intäktskapande arbete.
  • Ökad mobilitet
    Att arbeta digitalt innebär en ökad mobilitet. Exempelvis kan du plocka fram telefonen och skicka en faktura direkt när du är ute hos din kund. När du kommer hem efter arbetsdagen kan du fylla i dagens körningar i körjournalen när du parkerat bilen. Ökad digitalisering innebär också bättre förutsättningar för distansarbete.
  • Större kontroll
    Det är lätt hänt att analoga underlag försvinner eller sprids ut mellan olika mappar och pärmar. Med digitala underlag, som är spårbara på ett helt annat sätt, ökar kontrollen över ekonomi på ditt företag.
    I och med att du registrerar ett digitalt underlag direkt i samband med händelsen ökar möjligheten att sköta bokföringen dagligen, vilket innebär att du har uppdaterade siffror i realtid och du kan fatta mer välgrundade beslut baserade på bolagets aktuella rapporter.
  • Ökad kvalitét
    I och med att du registrerar underlagen digitalt kan du få stor hjälp av affärssystemet att tolka och utläsa information samt få indikationer på när det finns risk att något inte stämmer. På så vis får du en ökad kvalitet på ditt arbete.
  • Frigör plats
    Genom att gå över till en helt digital bokföring kan du på sikt frigöra mycket plats på kontoret, eftersom räkenskapsmaterialet lagras digitalt istället för på papper.

Så kommer du igång med digitaliseringen:

Fundera på vilka som är de mest tidskrävande administrativa uppgifterna. Genom att börja i rätt ände så kommer du se resultat direkt och kan snabbt frigöra tid. Sträva mot att få bort onödiga och analoga moment i din administration som exempelvis;

  • Bokföra och betala leverantörsskulder
    Fundera en stund på hur mycket tid ditt företag lägger på att hantera leverantörsfakturor. Många företag lägger onödigt mycket tid på att hantera sina leverantörsfakturor. Sprätta kuvert, sortera efter datum, bokföra (OCR, fakturadatum, belopp).
    Vad är då lösningen? Jo, att använda ett system som kan hantera dina leverantörsfakturor digitalt. För dig som vill ha ett både säkert och effektivt sätt att skicka och ta emot fakturor är e-fakturering ett mycket bra alternativ. Be dina leverantörer att skicka fakturorna till er som e-faktura eller som PDF-faktura. Dessa kan då skickas rakt in i ditt affärssystem och hanteras digitalt med hjälp av fakturatolkning och bankintegration.
  • Kundfakturor
    Skicka digitalt eller frankera, kuvertera och posta? Hur hanterar ditt företag betalningspåminnelser och inkassoärenden? Det här är också ett område där det finns mycket tid att spara. Fördelarna med e-fakturering jämfört med pappersfakturor är flera. Hanteringen går mycket snabbare och du kan vara säker på att mottagaren får fakturan. Du spar pengar och slipper portokostnader. Tänk också på att e-fakturering minskar risken för fel i form av t.ex. missade förfallodagar och att de är snällare mot miljön. Genom e-fakturering säkerställer du att dina kundfakturor innehåller rätt information och rätt summor. På så sätt underlättar du inte bara för dig själv, utan även för dina kunder. Sannolikt får du även betalt på rätt dag vilket är positivt för ditt kassaflöde.
  • Kvittohantering
    Hanterar ni många kvitton och utlägg på ditt företag? Det finns flera sätt att underlätta kvittohanteringen. Allt från att använda kreditkort kopplade direkt till bokföringen, till appar som du enkelt kan fota kvittot med och skicka in till ditt bokföringsprogram. För att underlätta administrationen och undvika att saker samlas på hög är digitala kvitton att rekommendera. Papperskvitton innebär en helt annan hantering flödes- och tidsmässigt än ett digitalt. Ett digitalt underlag kan delas med din redovisningsbyrå eller ekonomiavdelning så fort du har det. Idag finns appar och ekonomisystem som gör det möjligt att arbeta mer mobilt än tidigare, genom din mobil eller platta. Du kan exempelvis plocka upp din telefon och ta ett foto av ditt kvitto eller leverantörsfaktura och sedan spara dokumentet digitalt – och din redovisningsbyrå eller ekonomiavdelning får omedelbart tillgång till underlaget.
    Genom att jobba digitalt med din redovisningsbyrå sänker du samtidigt dina bokföringskostnader. Möjligheterna till snabb ekonomisk återrapportering ökar också med ett digitaliserat arbetssätt.
  • Lönehantering
    Sitter du och stämmer av de anställdas tidrapporter och skapar lönebeskeden manuellt? Men hjälp av en inloggning i affärssystemet eller en app i mobilen kan de anställda skapa sina tidrapporteringar digitalt i löneprogrammet. När det är dags för lönekörning skapar du enkelt lönebeskedet utifrån de timmar, utlägg och avvikelser de anställda rapporterat in. Stäm endast av att uppgifterna stämmer och gör eventuella justeringar. Skicka sedan ut lönebeskeden digitalt med ett knapptryck.
  • E-signering av avtal
    Det blir allt vanligare att avtal signeras elektroniskt i stället för på papper. Elektronisk signatur kan innebära flera olika saker, exempelvis att man skriver sitt namn i anslutning till en text i ett mejl. Det kan också handla om att skriva under ett dokument med hjälp av e-legitimation som exempelvis Bank-ID.
    Det finns flera lägen då e-signering kan vara att föredra (ur bevissynpunkt) framför en handskriven underskrift. Vanligtvis är spårbarheten för när avtalet ingåtts bättre och en signering med e-legitimation är svårare att förfalska. En annan fördel är att du får en snabbare och smidigare avtalsprocess. Elektroniska underskrifter är juridiskt bindande så länge inte några lagar eller avtal ställer upp andra speciella formkrav.

Viktigt att tänka på:

Om du sköter din redovisning via elektroniska fakturor och digitala underlag måste du följa bokföringslagens krav gällande arkivering.

Vad är det som ska arkiveras? Utgångspunkten i bokföringslagen är att räkenskapsinformation som ditt företag har fått från någon annan, exempelvis en leverantörsfaktura, ska sparas i det skick (ursprungsformat) som materialet hade när det kom till företaget. Nedan klargör vi vad som menas med ursprungsformat och vad det är som ska sparas.

Räkenskapsinformation som du får från någon annan:

  • Leverantörsfaktura som erhålls i pdf-fil via mail
    I detta fall är det pdf-filen som är ursprungsformatet. Du kan då välja mellan att spara mailet med pdf-filen bifogad, eller att spara pdf-filen digitalt.
  • E-faktura
    Vid e-fakturering läser ditt bokföringsprogram in en kodad identitetssträng för e-fakturan. Fakturabilden som då skapas är en kopia och det är identitetssträngen som är ursprungsformatet, och därmed den originalhandling som ska sparas.
  • Leverantörsfaktura som erhålls på papper
    Pappersfakturan är din originalhandling som ska sparas och ursprungsformatet är i pappersform.
  • Papperskvitto som erhålls vid utlägg från anställd
    Papperskvittot är din originalhandling som ska sparas och ursprungsformatet är i pappersform.

Räkenskapsinformation som skapas av företaget:

  • Kundfaktura
    Kundfakturan ska arkiveras i det format den hade när fakturan sammanställdes. Det innebär att det är den form du presenterar fakturorna i bolagets bokföring som styr vilket format fakturan ska sparas i. Hur fakturan har skickats spelar ingen roll.

Hur länge måste underlagen sparas och vad händer vid överföring till annat format?

Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då företagets räkenskapsår avslutades. Det innebär exempelvis att en leverantörsfaktura som tas emot och bokförs i företagets redovisning under det räkenskapsår som slutar 2020-12-31 måste sparas till och med 2027-12-31.

Om räkenskapsinformationen i ursprungsformatet på ett betryggande sätt har förts över till ett annat format, kan originalhandlingen förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om du exempelvis får en leverantörsfaktura på papper, men väljer att skanna in och bokföra fakturan digitalt under det räkenskapsår som slutar 2020-12-31, måste pappersfakturan sparas till och med 2023-12-31 och den digitala kopian till och med 2027-12-31.

Tänk även på att säkerhetskopiera den räkenskapsinformation som lagras digitalt.

Slutligen…

Om du inte är helt övertygad eller hinner göra några förändringar i närtid, börja notera hur mycket tid du faktiskt lägger på administrativa uppgifter eller hur ni sköter typiska händelsekedjor i företaget. Räkna på hur mycket arbetstid ni gemensamt lägger på att slutföra en faktura eller ett lönebesked, eller hur många gånger du behövt mata in samma uppgift i olika system. När du får grepp om detta kommer en förändring mot ett mer digitalt arbetssätt att kännas mer självklar och motiverande.

Kom ihåg! Du behöver inte vara ett dataproffs. Vi finns vid din sida om ni behöver guidning eller support. Våga ta steget – digitalisera nu.

 

Skrivet av